Ventajas
Una de las ventajas más importante de una central telefónica es que la comunicación interna o intercomunicación es rápida y gratuita. Además incorporara las líneas telefónicas o troncales de la red de telefonía pública, estas se pueden compartir evitando la necesidad de tener una línea por usuario. La PBX tiene una función primaria la cual facilita su uso, se le llama transferencia de llamadas, mediante esta función la llamada entrante puede ser transferida de un usuario a otro, esto facilita el manejo de las comunicaciones dentro de una empresa. Normalmente una anexo es el que recibe las llamadas y las distribuye al usuario solicitado, se le conoce como operadora. Ahora con la tecnología moderna mediante un mensaje de bienvenida el que llama puede ser enrutado a la extensión del usuario que solicita de manera automática al marcar la selección solicitada.
El uso de un PBX evita conectar todos los teléfonos de una oficina de manera separada a la red de telefonía local pública, evitando a su vez que se tenga que tener una línea propia con salidas de llamadas y cargos mensuales hacia la central telefónica que regresan nuevamente para establecer comunicación interna. En oficinas pequeñas se utilizan los teléfonos con líneas directas a la central pública, o con centrales privadas híbridas; los costes de instalación de los equipos PBX serían muy altos y las funciones de ésta no serían aprovechadas del todo, por ejemplo, no habría necesidad de realizar llamadas internas en caso de ser muy pequeña físicamente.
Un PBX requiere poco mantenimiento y tiene un promedio de 10-15 años de vida útil, para el cual se habría vuelto obsoleto, defectuoso, o simplemente la capacidad no daría abasto para el crecimiento de la compañía. Este último problema se ha solucionado con la capacidad de expansión que tienen los PBX; es decir, se colocarían, en ranuras destinadas para ello, tarjetas de expansión que contienen puertos con conectores telefónicos para aumentar el número de líneas troncales conectadas al PBX o más extensiones internas.
Llamadas entrantes
Se tiende hoy en día a dejar configurado el acceso de llamadas entrantes al PBX por 2 métodos principalmente:
Acceso por número único
En PBX de mediana escala, el usuario contrata n cantidad de líneas conectadas en los puertos de entrada del PBX. Generalmente, a esta n cantidad de líneas se les asocia un único número con el fin de evitar tener n números distintos. Por ejemplo, que una compañía tenga como número único el 555000. Al llamar desde el exterior a este número, podrá contestar una grabación de bienvenida indicando que marque el número de extensión; o por otro lado contestar directamente una operadora (normalmente la recepcionista) quien transferirá la llamada a la extensión correspondiente tras la petición del llamante.
Acceso directo a extensiones
Se puede contratar con la compañía telefónica una serie telefónica, de manera que cada extensión tenga manera de recibir llamadas mediante un número directo, y no necesariamente pasar por el número conmutador o la recepcionista. Por ejemplo, en una compañía todos los números pueden empezar con 555xxxx y los cuatro últimos dígitos completados con x representarían la extensión marcada. Si se desea marcar la extensión 1234, uno marcaría desde fuera 5551234. No obstante, los usuarios con esta modalidad siempre tienen como número principal el de la operadora, entonces la otra forma de llamar podría ser marcar 5550000 y al contestar la locución de bienvenida, marcar a continuación 1234 o marcando directamente 5551234.
Llamadas salientes
Por lo general se marca un código de acceso que es 9 con el estándar del continente americano, y 0 en Europa. Marcar este código abrirá y conmutará una línea externa libre en orden aleatorio (salvo restricciones predefinidas) con el usuario desde cualquier extensión. Una vez marcado, se escuchará otro tono de marcado (no necesariamente) que corresponde a la línea externa (o troncal). En los PBX con enlace digital no se "abre" ninguna línea, el PBX simula otro tono (a veces distinto del primero para diferenciarlos) para posteriormente enviar la solicitud al procesador central de llamadas de la RTC una vez terminado de marcar todos los dígitos del número a marcar.
Desde algunos teléfonos internos, se puede configurar la opción de "línea directa", que tan solo al abrir la extensión conmutará o dará tono de alguna línea externa, simulando esta extensión no estar conectada a la centralita, pues no habría como marcar una extensión interna.
Desde ciertos teléfonos, aparte de la posibilidad de marcar un código de acceso, se puede presionar una tecla casi siempre con un LED indicador, que sirve para abrir una línea específica, por lo que no se marca 9 ó 0.
Algunos PBX más modernos, como los que trabajan con VoIP, no requieren de un código de acceso para hacer una llamada externa porque reconocen automáticamente cuando el usuario marca pocos dígitos para hacer una llamada interna, y si son más de éstos entenderá automáticamente que el número saldrá de la centralita por una línea externa.
Llamadas internas
Son llamadas gratuitas, ya que es la propia compañía la dueña de los dispositivos. El usuario marca directamente la extensión deseada sin pasar ésta por ninguna línea externa.
En caso de cadenas de oficinas nacionales e internacionales, se podría optar a anteponer el código de la sucursal antes de la extensión de la misma empresa, ya que pueden haber las mismas extensiones en sucursales distintas, o el usar extensiones distintas requeriría varios dígitos de extensiones.
Uso doméstico
Las PABX (Central telefónica) de uso doméstico estuvieron dedicadas a casas y apartamentos en barrios acomodados de ciudades alrededor de todo el mundo, pero ahora es más que una comodidad ya que los usuarios tienen muchas facilidades, entre ellas:
§ Cada teléfono tiene su propio número de extensión o anexo para intercomunicarse entre si.
§ Se define selectivamente extensiones que timbrarán con llamadas entrantes desde el exterior.
§ Transferir llamadas hacia otras extensiones.
§ Comunicación privada.
§ Compatibilidad con portero eléctrico.
§ Restricción de llamadas a ciertos números o el tiempo de las mismas.
§ Conexión de 2 o más líneas a la central y cada una de ellas accesible desde cualquier teléfono.
En estos casos, la centralita es raramente instalada como PABX, y tan solo como una central híbrida que utiliza líneas convencionales.